รู้จัก Workflow Automation ใน ERP ช่วยลดงานซ้ำซ้อนได้อย่างไร?

ในยุคที่ธุรกิจต้องการความเร็ว ความแม่นยำ และประสิทธิภาพ การพึ่งพากระบวนการทำงานแบบเดิม ๆ ที่ใช้เอกสารหรือคนคอยประสานงาน อาจกลายเป็นข้อจำกัด Workflow Automation ในระบบ ERP จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่เข้ามาช่วยลดงานซ้ำซ้อน เพิ่มความคล่องตัว และทำให้ทุกแผนกในองค์กรทำงานสอดประสานกันได้อย่างราบรื่น

Workflow Automation ใน ERP คืออะไร?

Workflow Automation คือกระบวนการที่ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ทำงานโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขหรือกฎที่กำหนดไว้ เช่น เมื่อมีคำสั่งซื้อ ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ให้ทันทีโดยไม่ต้องรอคนดำเนินการ หรือเมื่อสินค้าใกล้หมด ระบบแจ้งเตือนไปยังฝ่ายจัดซื้อโดยอัตโนมัติ

พูดง่าย ๆ คือ "งานเดิมที่เคยต้องใช้คนทำด้วยมือ จะถูกระบบทำให้อัตโนมัติแทน"

ตัวอย่างการใช้ Workflow Automation ที่ช่วยลดงานซ้ำซ้อน

1. การอนุมัติใบขอซื้อ (PR)

   • ระบบสามารถตั้งเงื่อนไขให้อัตโนมัติ เช่น หากยอดต่ำกว่า 5,000 บาท ไม่ต้องส่งหัวหน้าพิจารณา ให้ระบบอนุมัติทันที

   • ลดเวลารอ ลดขั้นตอนการประสานงานทางอีเมล

2. การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

   • เมื่อมีการยืนยันการสั่งซื้อจากลูกค้า ระบบสามารถสร้างใบแจ้งหนี้และส่งให้ฝ่ายบัญชีได้ทันที

   • ลดการกรอกข้อมูลซ้ำจากฝ่ายขายไปยังบัญชี

3. ระบบแจ้งเตือนสินค้าคงคลัง

   • หากสินค้าคงคลังต่ำกว่าระดับขั้นต่ำที่ตั้งไว้ ระบบจะแจ้งฝ่ายจัดซื้อทันทีโดยอัตโนมัติ

   • ป้องกันสินค้าขาดสต็อก และลดเวลาตรวจเช็คมือ

4. การคำนวณเงินเดือน

   • ระบบดึงข้อมูลเวลาเข้า-ออกงาน คำนวณเงินเดือน และสร้างสลิปให้พนักงานแบบอัตโนมัติ

   • ลดงานฝ่ายบุคคล ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนทุกสิ้นเดือน

ข้อดีของการมี Workflow Automation ในระบบ ERP

• ลดความผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error)เพราะไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำหรือคัดลอกจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบ

• ลดภาระงานที่ไม่จำเป็นให้พนักงานโฟกัสกับงานวิเคราะห์ แก้ปัญหา และพัฒนาองค์กร แทนงานประจำที่ทำซ้ำ ๆ

• เพิ่มความเร็วในการทำงานงานที่เคยใช้เวลาหลายวัน อาจใช้เวลาแค่ไม่กี่วินาที

• สร้างมาตรฐานกระบวนการทำงานในองค์กรช่วยให้ทุกแผนกทำงานตามขั้นตอนเดียวกัน ลดความสับสน

เหมาะกับใคร?

• ธุรกิจที่มี กระบวนการทำงานซ้ำ ๆ เป็นประจำ เช่น การอนุมัติ เอกสาร ซื้อของ ขายของ

• ธุรกิจที่ต้องการ ลดต้นทุนด้านทรัพยากรบุคคล และ เพิ่มประสิทธิภาพ

• ธุรกิจที่ต้องการขยายตัวในอนาคต โดยระบบยังรองรับการเติบโตได้อย่างยืดหยุ่น

สรุป

Workflow Automation ในระบบ ERP ไม่ใช่แค่ฟีเจอร์เสริม แต่เป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจลดงานซ้ำซ้อน เพิ่มความแม่นยำ และทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น

หากธุรกิจของคุณยังใช้คนจัดการงานที่ระบบสามารถทำแทนได้ นี่อาจถึงเวลาที่ควรพิจารณา ระบบ ERP ที่มี Workflow Automation เข้ามาช่วยเพิ่มขีดความสามารถให้กับทีมงานของคุณ

หากอ่านมาถึงตรงนี้ แล้วสนใจหรือกำลังมองหาที่ปรึกษาเรื่องการเขียนโปรแกรม ทาง Softnova เรายินดีให้บริการนะครับ สามารถติดต่อทีมงานของทาง Softnova เพื่อปรึกษาหรือรับโซลูชั่นได้ฟรี

LINE : @softnova

Tel : 020955050 หรือ 099-998-9696

Email : info@softnova.co

บริการรับเขียนโปรแกรม ที่เข้าใจและพร้อมอยู่เคียงข้างคุณ :)